elegis est très attentif au respect de la vie privée et traite vos données à caractère personnel, ci-après dénommées les « Données », avec le plus grand soin et en toute transparence. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations relatives aux Données traitées par elegis ainsi qu’aux droits dont vous disposez relativement à ces Données.
Qui est responsable du traitement de vos Données et comment le contacter ?
Ce sont, de manière conjointe, les sociétés elegis - LEB (Place des Nations Unies 7, 4020 Liège, BCE 0828. 991.001) et RGG (Delta 8, Rue Jules Cockx 8-10, 1160 Bruxelles BCE : 0668.484.804) qui sont ci-après dénommées ensemble « elegis » qui sont responsables du traitement de vos Données. Pour toute question relative à la présente politique vie privée, elegis peut être contacté par courrier à l’adresse place des Nations Unies, 7 à 4020 Liège ou par email à l’adresse info@elegis.be.
La présente politique vie privée évoluera probablement. elegis vous invite donc à consulter la dernière version qui sera toujours disponible sur son site Internet www.elegis.be ou pourra vous être envoyée sur demande adressée à info@elegis.be. En cas de modification substantielle, elegis vous avertira spontanément et préalablement par le biais de son site ou par ses modes habituels de communication.
Pourquoi vos Données sont-elles traitées ?
Tout d’abord, elegis traite vos Données pour exécuter le contrat conclu avec vous, ou pour prendre des mesures précontractuelles telles que répondre à vos questions sur nos services et missions. elegis collecte ainsi notamment vos données d’indentification, votre ou vos adresse(s) postale(s), votre adresse email, votre numéro de téléphone et/ou de GSM. Afin de conclure un contrat avec vous, elegis doit au minimum disposer de vos données d’identification et de contact.
En sus des Données mentionnées ci-dessus, dans le cadre de l’exécution de ses mission, elegis peut être amené à traiter divers types de Données telles que des vos date et lieu de naissance, votre état civil, n° de registre national et de carte d´identité, vos données bancaires, des données concernant votre mode de vie et le cas échéant, dans la mesure nécessaire à la gestion de votre dossier, des données à risque telles que vos antécédents judiciaires et des données sensibles telles que notamment des données relatives à votre santé, votre origine raciale ou ethnique ou à votre opinions ou appartenance syndicale. Le traitement de telles données sensibles ne se fera en toutes hypothèses que moyennant l’obtention de votre accord préalable et explicite quant au traitement et aux finalités de celui-ci.
elegis traite par ailleurs vos Données pour l’émission, l’envoi et le recouvrement de ses factures.
elegis traite également des Données dans son intérêt légitime, par exemple à des fins de promotion de son activité. elegis vous adressera ainsi ses newsletters ainsi que des invitations à certains évènements qu’elle soutient ou dont elle est partenaire. elegis traite également vos Données pour éviter des conflits d’intérêts, à des fins de sécurité et pour prévenir les fraudes.
elegis utilise également vos Données de manière agrégée et anonyme pour, par exemple, établir des rapports et des tendances concernant l’utilisation de son site web et ses pages sur les différents réseaux sociaux. Ces informations ne sont en aucun cas liées à votre personne et ne vous rendent en rien identifiable.
De nombreuses obligations légales imposent par ailleurs à elegis de traiter et de conserver certaines Données telles que les factures ou vos dossiers après clôture de ceux-ci. La loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme impose aussi à elegis le traitement de Données vous concernant.
Qui peut accéder à vos Données?
Vos données seront transmises à l’avocat ou aux avocats d’elegis en charge de votre ou de vos dossier(s) ainsi qu’aux membres du personnel et ce dans la limite de ce qui est nécessaire au bon exercice de leur mission. elegis fait par ailleurs appel à différents prestataires de services (par exemple, son service externe de support informatique) qui, dans certains cas, pourront également avoir accès à certaines de vos Données. Des Données peuvent également être transmises à des compagnies d’assurance en cas de sinistre.
Dans certains cas relatifs à la gestion d’affaires à caractère international, des Données sont transférées vers des prestataires de services situés hors de l’espace économique européen pour lesquels la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation reconnaissant que ces prestataires offraient un niveau de protection adéquat aux Données qui leur sont transférées par une entité européenne. Vos Données personnelles sont alors transférées sur base de ce fondement.
D’où proviennent vos Données ?
Les données traitées par elegis sont soit collectées directement auprès de vous soit obtenues de tiers telles que les autres parties intervenantes dans un dossier dans le cadre du traitement de celui-ci. elegis n’achète aucune Donnée vous concernant auprès de tiers.
Combien de temps vos Données sont-elles conservées ?
La durée de conservation de nos dossiers nous est imposée par loi, à savoir 5 années après l’achèvement de notre mission. Une fois votre dossier archivé, nous conservons vos Données d’identification pendant une période de 5 ans. Certaines données peuvent toutefois être conservées pour une période plus longue afin de pouvoir continuer à vous adresser notre newsletter. Les Données conservées pour des raisons fiscales et comptables le sont, selon les cas, pour une durée de 5, 7 ou 10 ans.
Dans certains cas, lorsque cela est requis par la loi ou afin d’assurer la sauvegarde des droits et intérêts d’elegis, en cas de litige notamment, des Données peuvent être conservées pour des durées supérieures dans la mesure où cela est nécessaire à la poursuite des finalités précitées.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément à la règlementation applicable, vous disposez des différents droits suivants qui peuvent être exercés à tout moment et gratuitement, sauf abus :
- Le droit de demander l’accès à vos Données
- Le droit de rectification de vos Données
- Le droit à l’effacement de vos Données
- Le droit de s’opposer au traitement de vos Données
- Le droit de demander la limitation du traitement de vos Données
- Le droit à la portabilité de vos Données
- Le droit d'introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle
Droit d’accès
Vous avez le droit de demander à elegis la confirmation que des Données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, vous pouvez demander l'accès auxdites Données, les informations suivantes vous seront alors également fournies :
- les catégories concernées de Données et les buts poursuivis par leur traitement ;
- les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les Données ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
- si possible, la durée de conservation envisagée des Données ou à défaut, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- les droits dont vous disposez à l’égard de vos Données dont le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données ;
Ce droit peut être exercé aisément en nous contactant à l’adresse info@elegis.be ou en nous envoyant une demande par courrier à elegis, place des Nations-Unies, 7, 4020 Liège,.
Droit de rectification
Vous avez à tout moment le droit de faire rectifier des Données vous concernant qui seraient inexactes ou incomplètes. Ce droit peut être exercé aisément en nous contactant à l’adresse info@elegis.be ou en nous envoyant une demande par courrier à elegis, place des Nations-Unies, 7, 4020 Liège,.
Droit à l'effacement
Vous avez le droit de demander à elegis d’effacer des Données vous concernant dans les cas suivants :
- les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière;
- vous avez retiré le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement;
- vous avez fait usage de votre droit d’opposition tel qu’expliqué au point "Droit de s’opposer au traitement". ci-dessous ;
- vos Données ont fait l'objet d'un traitement illicite;
- vos Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
Les Données ne seront toutefois pas toujours effacées, notamment lorsque le traitement est nécessaire à elegis pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l'exercice ou à la défense de ses droits en justice. Ainsi par exemple, elegis ne donnera pas suite à une demande d’effacement de dossier clôturé tant que cinq années se soient écoulées depuis ladite clôture.
Ce droit peut être exercé aisément en nous contactant à l’adresse info@elegis.be ou en nous envoyant une demande par courrier à elegis, place des Nations-Unies, 7, 4020 Liège,.
Droit de s’opposer au traitement
Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données, y compris le profilage, réalisé sur base de l’intérêt légitime d’elegis. Dans ce cas, elegis cessera le traitement sauf si celui-ci est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ou si elegis peut démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés.
Vous disposez par ailleurs d’un droit absolu de vous opposer au traitement de vos Données, y compris au profilage, qui serait fait à des fins de prospection. elegis ne procède toutefois à aucun profilage.
Ce droit peut être exercé aisément en nous contactant à l’adresse info@elegis.be ou en nous envoyant une demande par courrier à elegis, place des Nations-Unies, 7, 4020 Liège,.
Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander à elegis la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique :
- vous contestez l'exactitude des Données ;
- le traitement est illicite mais vous ne souhaitez pas l’effacement des Données ;
- elegis n’a plus besoin des Données aux fins du traitement mais les Données vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en Justice ;
- vous vous êtes opposé au traitement et il est procédé à la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par elegis prévalent sur les vôtres.
Ce droit peut être exercé aisément en nous contactant à l’adresse info@elegis.be ou en nous envoyant une demande par courrier à elegis, place des Nations-Unies, 7, 4020 Liège.
Droit à la portabilité des Données
Vous avez le droit d’obtenir que les Données vous concernant, lorsque leur traitement est automatisé, vous soient fournies ou soient transmises à un autre responsable de traitement si cela est techniquement possible.
Ce droit peut être exercé aisément en nous contactant à l’adresse info@elegis.be ou en nous envoyant une demande par courrier à elegis, place des Nations-Unies, 7, 4020 Liège.
Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Vous pouvez adresser toute demande ou réclamation relative au traitement par elegis de vos Données auprès de l’Autorité belge de contrôle des données aux coordonnées ci-après :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : contact@apd-gba.be
Ou sur son site à l’adresse: www.autoriteprotectiondonnees.be/contact