PRIVACY POLICY EXTERN
1. Algemeen
Elegis verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens.
Onder persoonsgegevens dient te worden verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.
Verwerking dient ruim te worden geïnterpreteerd en is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Aangezien Elegis de privacy en de veiligheid van persoonsgegevens waardeert en respecteert, worden deze persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in overeenstemming met (i) de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, beter gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dan wel de General Data Protection Regulation (GDPR), alsook met (ii) alle toepasselijke nationale regelgeving.
Huidige privacy policy strekt ertoe u transparant te informeren met betrekking tot:
- De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens
- De doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt
- De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen
- Uw rechten met betrekking tot deze verwerking
- Onze verplichtingen met betrekking tot deze verwerking
- Cookies
2. De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens
Elegis is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Dit wilt zeggen dat Elegis het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Elegis doet dit in haar hoedanigheid van vennootschap waarmee u (rechtstreeks dan wel onrechtstreeks) een contractuele relatie onderhoudt als klant of als leverancier, dan wel van wie u de website bezoekt.
3. De doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt
Hoe? Elegis verzamelt persoonsgegeven via (i) overeenkomsten die u (rechtstreeks of onrechtstreeks) met ons sluit, (ii) vrijwillige verstrekking hiervan door de betrokkene (al dan niet via contactformulieren), (iii) door het gebruik van onze website en sociale media (waarin besloten de daaraan gekoppelde technologieën zoals cookies).
Wat? De persoonsgegevens die door Elegis worden verzameld zijn identificatiegegevens, financiële bijzonderheden, persoonlijke kenmerken, fysieke gegevens, leefgewoonten, psychische gegevens, samenstelling van het gezin, vrijetijdsbesteding en interesse, lidmaatschappen, gerechtelijke gegevens, consumptiegewoonten, woningkenmerking, gegevens betreffende gezondheid, gegevens betreffende risicosituaties en risicogedragingen, genetische gegevens, gegevens met betrekking tot remediëring, opleiding en vorming, beroep en betrekking, rijksregisternummer, raciale of etnische gegevens, gegevens over het seksuele leven, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakvereniging, filosofische of religieuze overtuigingen, beeldopnamen, en geluidsopnamen.
Waarom? De persoonsgegevens worden door Elegis steeds verzameld en verwerkt met het oog op één of meerdere welbepaalde doeleinden. De doeleinden waarvoor Elegis persoonsgegevens verwerkt zijn de hiernavolgende: (i) om uitvoering te kunnen geven aan de met haar gesloten overeenkomsten, (ii) om de toepasselijke wettelijke verplichtingen te kunnen naleven, (iii) voor marketingdoeleinden (waartegen u zich te allen tijde kunt verzetten), (iv) voor de verbetering van onze diensten.
Consequentie bij het niet verstrekken? De verstrekking van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten. Bij gebrek aan het verstrekken van de vereiste persoonsgegevens kan geen overeenkomst worden gesloten. Als leverancier dient u Elegis uitsluitend in kennis te stellen van de vereiste identificatiegegevens. Als Klant dient alle vereiste informatie ter identificatie te worden overgemaakt, alsook alle gegevens vereist in het kader van de behandeling van het dossier.
4. De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen
Uw persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor deze verzameld werden, in lijn met de wettelijke, reglementaire en interne vereisten in dit verband, en niet langer dan 5 jaar na het beëindigen van de contractuele relatie (met uitzondering van de facturatie die 7 jaar wordt bijgehouden). Huidige bepaling doet uiteraard geen afbreuk aan uw rechten zoals weergegeven infra sub. 5.
5. Uw rechten met betrekking tot deze verwerking
Recht op intrekken toestemming: U heeft steeds het recht om uw toestemming zoals beschreven infra sub. 6 in te trekken. Uiteraard tast dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking niet aan.
Recht van inzage: U heeft steeds het recht om van Elegis uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, alsook om hiervan inzage te krijgen.
Recht op rectificatie: U heeft steeds het recht om van Elegis onverwijld rectificatie van onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen.
Recht op gegevenswissing: U heeft het recht om van Elegis zonder onredelijke vertraging wissing van de persoonsgegevens te bekomen, in de hiernavolgende gevallen: (i) de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, (ii) de toestemming waarop de verwerking berust, wordt ingetrokken, (iii) u maakt bezwaar tegen de verwerking die gerechtvaardigd wordt door het algemeen of een gerechtvaardigd belang, of die ten behoeve van directe marketing gebeurt, (iv) de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt, (v) de persoonsgegevens moeten worden gewist om aan een wettelijke verplichting te voldoen, (vi) de gegevens zijn bekomen in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij aan een kind.
Recht op beperking van de verwerking: In een aantal limitatief opgesomende situaties heeft u ook het recht op beperking van de verwerking, m.n.: (i) wanneer de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist, en dit gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren, (ii) wanneer de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens, (iii) wanneer Elegis de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokken deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, (iv) wanneer de betrokkene bezwaar tegen de verwerking gemaakt heeft.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht op verzet marketingdoeleinden: U heeft te allen tijde het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden.
6. Onze verplichtingen met betrekking tot deze verwerking
Beginselen inzake verwerking: Elegis zal persoonsgegevens steeds via de hiernavolgende beginselen verwerken: (i) op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk, en transparant is, (ii) voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, (iii) ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, (iv) de gegevens zullen juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd, (v) worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is, (vi) alle passende technische of organisatorische maatregelen zullen worden genomen opdat de persoonsgegevens op een dusdanige manier zullen worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging, of beschadiging.
Rechtmatigheid van de verwerking: Elegis is uitsluitend gerechtigd persoonsgegevens te verwerken, indien aan één van de hiernavolgende voorwaarden is voldaan: (i) u heeft hiervoor uitdrukkelijk toestemming gegeven, (ii) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u (rechtstreeks of onrechtstreeks) partij bent, (iii) de verwerking kadert in een wettelijke verplichting van Elegis, (iv) de verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen dan wel deze van ander natuurlijke persoon te beschermen, (v) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag, of (vi) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (behalve wanneer de belangen van de betrokkene zwaarder zouden doorwegen).
Het delen van persoonsgegevens: Uw persoonsgegevens zijn binnen Elegis alleen toegankelijk voor de werknemers en medewerkers die in het kader van hun takenpakket toegang tot deze persoonsgegevens dienen te hebben. Deze werknemers en mederkers zijn gebonden door strikte interne regels met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer Elegis beroep doet op externe partijen met het oog op verwerking van persoonsgegevens, zal uitsluitend beroep worden gedaan op partijen die afdoende garanties bieden opdat de verwerking aan de wettelijke vereisten voldoet en uw rechten worden gewaarborgd. Uw persoonsgegevens kunnen worden overgemaakt aan volgende categorieën van ontvangers: medewerkers, plaatselijke correspondenten, gerechtsdeurwaarders, vertalers, verzekeraars, externe boekhouders, IT leveranciers.
7. Cookies
Cookies zijn kleine bestandjes die de server op uw computer installeert die noodzakelijk zijn om te surfen. Bepaalde andere cookies hebben andere functies, zoals het onthouden van de gegevens van de internetgebruiker wanneer hij zich inlogt als geregistreerd lid op een website. Bepaalde pagina’s van de website gebruiken cookies om voorkeuren te onthouden of om technische redenen.
U zult bij het gebruik van de website van Elegis worden verzocht om toestemming te geven om de cookies te plaatsen op uw toestel (met uitzondering van louter technische cookies waarvoor geen uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker is vereist).
Cookies worden niet langer bewaard dan nodig .
Indien u niet wenst dat cookies op uw computer worden geplaatst, kunnen uw browserinstellingen in die zin worden aangepast.
8. Tot slot
Huidige privacy policy kan in de toekomst steeds aangepast worden, waarbij toekomstige wijzigingen of aanpassingen u steeds vooraf zullen worden meegedeeld.
Wij hebben getracht u middels huidige privacy transparant te informeren omtrent uw rechten en de verplichtingen van Elegis in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. Indien er desalniettemin nog onduidelijkheden zouden zijn, u nadere informatie wenst, dan wel nog vragen heeft, helpen wij u graag verder.
Om met ons contact op te nemen, dan wel één van uw rechten met betrekking tot de gegevensbescherming uit te oefenen kunt u een e-mail versturen naar privacy@elegis.com of een brief naar Elegis – Huybrechts, Engels, Craen & vennoten t.a.v. de verantwoordelijke privacy, Mechelsesteenweg 64/2, 2018 Antwerpen. Wanneer U Uw Rechten uitoefent dient uw brief of e-mail vergezeld worden van een kopie van uw identiteitskaart of paspoort opdat uw identiteit kan worden geverifieerd.
Wanneer u klachten zou hebben en/of suggesties met betrekking tot de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, vernemen wij dit graag. Elegis hecht veel belang aan het waarborgen van uw rechten. Daarnaast informeren wij u ervan dat U steeds het recht heeft een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, m.n. de gegevensbeschermingsautoriteit.