Le remboursement des frais propres à l’employeur doit suivre, depuis janvier 2022, des règles plus strictes poursuivant un objectif de transparence.
Par facilité, il n’est pas rare d’user de forfaits afin de couvrir les dépenses des travailleurs correspondant à des frais propres à l’employeur.
Ces montants forfaitaires sont traités différemment par l’administration fiscale et par l’ONSS.
Ainsi, l’ONSS reprend expressément sur son site (www.socialsecurity.be) les montants acceptés en qualité de remboursement de frais. A titre d’exemple, une indemnisation de 20 EUR par mois est acceptée pour couvrir une connexion Internet à usage professionnel.
De son côté, l’administration fiscale a instauré de nouvelles règles à partir de janvier 2022, poursuivant un objectif de transparence. Les montants des frais propres à l’employeur doivent désormais être repris sur les fiches fiscales et les fiches de paie, indépendamment du type de remboursement choisi parmi ces trois catégories :
- Le remboursement des frais réels
Tous les justificatifs devront être conservés.
- Le remboursement forfaitaire qui s’appuie sur des critères sérieux et concordants
Le montant doit être au plus proche de la réalité, étayé par un dossier détaillé. La prudence incite à interroger le Service des Décisions Anticipées (ruling) afin d’obtenir l’approbation sur les montants envisagés
- Le remboursement forfaitaire qui ne s’appuie pas sur des critères sérieux et concordants
Il y existe une obligation de justifier du caractère réaliste du forfait déterminé. Le montant pourra dépendre de la catégorie du travailleur, de sa fonction et de ses tâches. Dans ce dernier cas, il pèse une double charge probatoire sur l’employeur : il doit démontrer que l’indemnité forfaitaire allouée couvre des dépenses qui lui incombent ET que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais. Il faudrait donc idéalement conserver les justificatifs des dépenses.
Dans le cas où l’administration fiscale n’accepterait pas les montants repris en termes de frais propres à l’employeur, ceux-ci seront requalifiés en rémunération, se voyant alors appliquer un précompte professionnel et des cotisations sociales, le tout majoré des intérêts. L’administration fiscale pourra en outre assortir sa décision de sanction pécuniaire.
Pour éviter de mauvaises surprises, les rulings fiscaux sont vivement recommandés.