La loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail impose à tout employeur, qu’il appartienne au secteur privé ou public, d’établir un règlement de travail (sauf quelques rares exceptions prévues par la loi).
Ce document obligatoire est un instrument juridique permettant de contrôler l’application correcte de la législation du travail dans l’entreprise mais aussi de définir, au niveau de celle-ci, les règles qui lient le travailleur et qui y ont force de loi.
Afin d’assurer l’effectivité et l’opposabilité d’un règlement de travail, certaines mesures de publicité doivent être respectées.
Parmi celles-ci, la loi impose notamment à l'employeur de transmettre, dans les 8 jours de l'entrée en vigueur de son règlement et de ses modifications, une copie de ceux-ci au Contrôle des lois sociales dont il dépend.
Ce lieu de dépôt est déterminé sur base du lieu où se situe le siège social de l’entreprise. La loi ne définit cependant pas les modalités pratiques selon lesquelles le dépôt peut être assuré de sorte que, le plus fréquemment, les employeurs déposaient en personne leur règlement de travail au Contrôle des lois sociales ou le communiquaient par pli postal.
Cette formalité qui, jusqu’il y a peu, pouvait paraitre contraignante vient de connaître une simplification importante.
En effet, depuis le 15 mai 2019, il est désormais possible d’assurer le dépôt d’un règlement de travail – ou de tout avenant ultérieur au règlement de travail devant connaître la même mesure de publicité – par voie électronique.
Pour ce faire, une application permet de télécharger de manière électronique le règlement de travail – et/ou ses modifications – sous format PDF et de les enregistrer directement auprès des services compétents via :
- www.reglementdetravail.belgique.be (FR)
- www.arbeidsreglement.belgie.be (NL)
- www.arbeitsordnung.belgien.be (DE).
Le système mis en place garantit par ailleurs une fiabilité optimale par l’accès aux serveurs concernés via la carte d’identité électronique (eID) ou via l’application Itsme.
Ce nouveau mode de dépôt, qui ne prive pas un employeur de la possibilité du dépôt en personne ou de l’envoi postal, présente toutefois l’avantage non négligeable d’introduire de manière automatique et immédiate le règlement de travail auprès de l’administration et d’avoir l’assurance que ce document a bien été enregistré auprès des services compétents.
L’employeur recevra en effet un accusé de réception attestant qu’il s’est acquitté de son obligation plus rapidement que s’il a recourt à une autre forme de dépôt.
Il s’agira, le cas échéant, d’une garantie importante en cas de contrôle social ultérieur.
Par ailleurs, et enfin, si une procédure de conciliation doit être réalisée entre un employeur et ses travailleurs sur certains points de désaccord liés au règlement de travail, celle-ci pourra également être initiée au départ de cette nouvelle application.