L’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matières de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie de la Covid-19 permettait de déroger aux statuts des sociétés et associations pour organiser notamment des assemblées générales et des réunions des organes de gestion sans présence physique des membres.
Le gouvernement a validé un avant-projet de loi visant à pérenniser ces mesures qui ne sont plus d’application. Dans l’attente il faut appliquer le Code des Sociétés et des Associations.
Dans le cas particulier des organismes supralocaux wallons, un décret du 1er octobre 2020 organise jusqu’au 31 décembre la tenue des réunions des organes en permettant de déroger aux statuts et au droit des sociétés.
À défaut de disposition dérogatoire, il y a lieu de se référer aux dispositions du Code des sociétés et des associations qui présentent différentes pistes de solutions :
- La procédure écrite au sein du conseil d’administration, à savoir des décisions unanimes de tous les administrateurs en fonction exprimées par échange de mails aux conditions et sous les réserves prévues par le CSA.
- La procédure écrite par échange de mails au sein de l’assemblée générale.
- La participation à distance aux assemblées générales.
- Se pose la question de savoir si une assemblée générale peut être organisée par vidéoconférence alors que cette procédure n’est pas prévue par les statuts mais qu’elle met en présence un nombre limité de personnes qui se connaissent et peuvent s’identifier mutuellement.
- Il faut réserver le cas particulier des assemblées générales qui impliquent la passation d’un acte authentique et pour lesquelles la présence physique du notaire ne peut être contournée.
- L’organisation d’un vote à distance (procédure prévue uniquement pour la société anonyme).
Enfin, en cas de doute sur la régularité formelle de la réunion d’un organe, des précautions particulières doivent être prises pour faire courir le délai d’une éventuelle action en nullité.
Ces différentes thématiques sont développées dans la présentation que vous pouvez télécharger en cliquant ici.