Depuis le 1er décembre 2017, les services publics régionaux ainsi que les organismes administratifs autonomes de première et de seconde catégories sont tenus de mettre en œuvre les moyens électroniques visés par la nouvelle règlementation des marchés publics dans le cadre des procédures de marchés publics.
La circulaire du 2 octobre 2017 (Moniteur belge 20 novembre 2017) impose notamment la mise en œuvre des mesures suivantes :
- Augmentation de la visibilité d’e-Procurement :
Les entités régionales ont l’obligation d’informer le public qu’elles utilisent les applications e-Procurement dans le cadre de la passation de leurs marchés publics.
À cette fin, elles doivent faire figurer le logo e-Procurement de manière visible sur leur portail respectif, si existant, et y placer au minimum un lien direct vers l’application e-Notification. - Autorisation de dépôt des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques :
Toute entité régionale autorise l’introduction des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques via l’application e-Tendering pour les marchés publics atteignant le seuil de 30.000 € HTVA.
Pour ces marchés, l’entité régionale doit décrire dans le cahier des charges le mode d’envoi des offres de manière électronique via e-Tendering avant les autres modes d’envoi éventuels. Dans le cas où l’entité régionale propose plusieurs modes d’envoi des offres, elle indique sa préférence pour le mode d’envoi via e-Tendering tout en précisant que le choix revient toujours au soumissionnaire et n’influencera en aucune manière l’analyse et l’évaluation de l’offre. - Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification :
Pour tous les marchés publics supérieurs à 30.000 € HTVA, chaque entité régionale place les documents du marché en ligne sur l’application e-Notification ou place sur cette application un lien électronique donnant un accès libre, direct, immédiat et complet à ces documents.
Cette obligation ne s’applique pas pour les plans et les documents de marché qui ne peuvent pas être partagés publiquement pour des raisons de sécurité. - Utilisation du « Free Market » pour les procédures négociées sans publication préalable à partir de 30.000 € hors TVA :
Les entités régionales publient leurs marchés publics via une « publication ouverte » dans l’environnement « Free Market » lorsque le marché est passé par procédure négociée sans publication préalable lorsque le choix de cette procédure est fondé sur le montant du marché (article 42, §1, 1°, a de la loi du 17 juin 2017).
Cette imposition ne s’applique pas lorsque la passation du marché est déclarée secrète et dans des situations d’urgence à la suite de circonstances imprévues ou en cas de force majeure, l’urgence devant être imputable à des circonstances externes. Dans cette hypothèse, l’invocation du secret ou d’une situation d’urgence doit être dûment motivée et justifiée par écrit pour tout contrôle ultérieur.
Pour rappel, l’utilisation des moyens électroniques est rendue obligatoire par la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et l’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques à dater du 18 octobre 2018 pour les marchés dont le montant est égal ou supérieur au seuil fixé pour la publicité européenne, et à dater du 1er janvier 2020 pour les marchés dont la valeur estimée est inférieure audit seuil.