Le 1er mars 2024, la troisième phase de l’obligation de facturation électronique pour les entreprises dans le cadre des marchés publics et concessions est entrée en vigueur.
Depuis le 1er avril 2019, les opérateurs économiques pouvaient transmettre leurs factures de manière électronique aux pouvoirs adjudicateurs qui étaient alors obligés de les accepter.
D’une faculté, cela est devenu une obligation, et ce, via l’arrêté royal du 9 mars 2022 fixant les modalités relatives à la facturation obligatoire pour les opérateurs économiques.
L’introduction d’une telle obligation s’est toutefois réalisée en plusieurs phases. Celles-ci peuvent être résumées comme suit :
- Pour les marchés publics et les concessions dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil de publicité européenne, l’obligation est devenue effective le 1er novembre 2022.
- Pour les marchés publics et les concessions dont la valeur estimée est inférieure au seuil de publicité européenne, l’obligation est devenue effective le 1er mai 2023.
- Enfin, pour les marchés et concessions dont la valeur estimée est inférieure à 30.000 euros HTVA, l’obligation est entrée en vigueur ce 1er mars 2024.
La transmission électronique des factures n’est toutefois pas obligatoire pour les marchés et concessions dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3.000 euros HTVA.
Les pouvoirs adjudicateurs restent, en outre, libres de prendre des mesures plus contraignantes en matière de facturation électronique en rendant, par exemple, celle-ci applicable aux marchés en principe exclus.
Mais en quoi consiste la facturation électronique ?
Une facture électronique est un document émis, transmis et reçu sous forme électronique, généralement au format XML.
Elle contient au moins les éléments essentiels suivants : 1° les identifiants de processus et de facture ; 2° la période de facturation ; 3° les renseignements concernant le vendeur ; 4° les renseignements concernant l’acheteur ; 5° les renseignements concernant le bénéficiaire du paiement ; 6° les renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur ; 7° la référence du contrat ; 8° les détails concernant la fourniture ; 9° les instructions relatives au paiement ; 10° les renseignements concernant les déductions ou frais supplémentaires ; 11° les renseignements concernant les postes figurant sur la facture ; 12° les montants totaux de la facture ; 13° la répartition par taux de TVA.
Une telle facturation permet un traitement automatique et électronique des données, simplifiant ainsi le processus de facturation et permettant la réalisation d’importantes économies de temps et d’argent.
De même, les factures électroniques, en tant que documents dématérialisés, assurent une sécurité accrue lors du transit des données, lequel s’opère via une plateforme sécurisée (par exemple, le réseau PEPPOL ou la plateforme Mercurius).
Attention : l’envoi par courriel d’une facture au format PDF (ou Word) n’est pas considéré comme une facture électronique puisque ce format non structuré ne peut pas être traité automatiquement et ne garantit pas la sécurité des informations.